A Procuradoria de Justiça Militar no Rio de Janeiro instituiu, por meio da Portaria nº 10/PJM/RJ, de 7 de maio de 2026, o Grupo de Trabalho de Gestão Documental, com a finalidade de aprimorar, padronizar e racionalizar as rotinas relacionadas à organização, classificação, guarda, preservação e destinação dos acervos documentais processuais e extraprocessuais da unidade. A iniciativa integra um conjunto de medidas voltadas ao fortalecimento da gestão documental institucional, com foco na eficiência administrativa e na conformidade com as normas vigentes.
O Grupo de Trabalho é composto por servidores da Secretaria-Administrativa e da 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Procuradorias de Justiça Militar no Rio de Janeiro, abrangendo também o acervo documental das extintas 5ª e 6ª PJM Rio de Janeiro/RJ. Com prazo inicial de seis meses, o Grupo deverá elaborar um planejamento detalhado das ações, contemplando cronograma, diretrizes e medidas técnicas, além da apresentação de relatórios periódicos sobre o andamento das atividades, reforçando o compromisso institucional com a modernização administrativa e a padronização de procedimentos.
As atividades do Grupo tiveram início em 26 de maio de 2026, com a realização de um treinamento técnico presencial, ministrado pela coordenadora de Gestão Documental, servidora Elaine Alves Alipio, nos dias 26, 27 e 28 de maio de 2026, na sede da Procuradoria. A capacitação tem como objetivo orientar os participantes quanto às diretrizes práticas que nortearão a execução dos trabalhos, incluindo procedimentos técnicos, fluxos de trabalho e metodologias de organização documental.
A abertura do treinamento foi conduzida pela coordenadora-Administrativa das PJM Rio de Janeiro/RJ, procuradora de Justiça Militar Hevelize Jourdan Covas Pereira, que destacou a relevância da iniciativa para o aperfeiçoamento da gestão institucional e para a preservação da memória da PJM. Segundo ela, “uma instituição sem história é uma instituição sem alma”, ressaltando que a organização e a catalogação do acervo permitirão construir e registrar a trajetória institucional de forma coletiva, com a participação de todos. A procuradora enfatizou ainda que esse processo fortalece a identidade institucional.
Durante o treinamento, a coordenadora de Gestão Documental, Elaine Alves Alipio, explicou que o trabalho desenvolvido pelo Grupo exige, inicialmente, uma análise criteriosa do acervo sob a ótica da gestão documental. De acordo com ela, o primeiro passo é “identificar o que não precisa mais ser mantido, o que pode ser descartado e o que ainda faz sentido preservar, seja por cumprir prazo de guarda ou por ainda ter alguma implicação administrativa ou jurídica”, destacando a importância de uma atuação técnica e responsável.
Elaine ressaltou ainda que, no decorrer das atividades, podem surgir documentos ou processos com potencial valor histórico, os quais demandam tratamento diferenciado. “No meio de tudo isso, pode haver algum documento ou conjunto documental com valor permanente, e, se isso acontecer, ele vai exigir um olhar mais atento da equipe”, afirmou, explicando que, nesses casos, o trabalho ultrapassa a rotina da gestão documental e passa a envolver cuidados específicos voltados à preservação da memória institucional.
Por fim, a coordenadora enfatizou que o treinamento busca preparar os integrantes para compreender profundamente o conteúdo antes da organização física dos documentos. “É ler e entender o que tem ali. A parte de ordenar, montar caixas e descrever é mais rápida; o que leva mais tempo é a classificação e a categorização”, explicou. Elaine destacou que, apesar de o treinamento estar concentrado em alguns dias, o acompanhamento será contínuo, colocando-se à disposição do Grupo de Trabalho para sanar dúvidas e tratar situações específicas que surjam ao longo da catalogação, considerando a diversidade e a complexidade do acervo documental da PJM.
